W Polsce nie ma jednoznacznego przepisu prawnego nakazującego używanie pieczątek firmowych. Oznacza to, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do posiadania i używania pieczątki. Decyzja o tym, czy firma będzie miała pieczątkę, należy wyłącznie do przedsiębiorcy.
Dlaczego nie ma takiego obowiązku?
Współczesny świat biznesu stawia na rozwiązania elektroniczne, a podpis elektroniczny jest równie ważny jak podpis własnoręczny.
Zniesienie obowiązku posiadania pieczątki ma też na celu uproszczenie formalności dla przedsiębiorców.
Co powinna zawierać pieczątka firmowa?
Choć posiadanie pieczątki nie jest obowiązkowe, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się ją posiadać, powinna ona zawierać następujące informacje:
– nazwa firmy zgodna z wpisaną do KRS.
– forma prawna, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna,
– siedziba firmy, adres, pod którym firma jest zarejestrowana,
– numer identyfikacji podatkowej NIP,
– często dodawany jest nr REGON.
Kiedy pieczątka może być przydatna?
Pieczątka może dodać firmowym dokumentom profesjonalnego wyglądu, ale również ułatwić identyfikacjię dokumentu jako pochodzącego z danej firmy. Łatwiejsza jest też organizacja dokumentów.
Pieczątki w urzędach
W przypadku dokumentów składanych w urzędach sytuacja może się różnić. Niektóre urzędy mogą wymagać potwierdzenia dokumentów pieczątką, szczególnie jeśli chodzi o pełnomocnictwa czy zaświadczenia. Jednak również w tym przypadku brak pieczątki nie powinien skutkować odmową przyjęcia dokumentu.
Pieczątki z godłem
Używanie pieczątek z godłem Rzeczypospolitej Polskiej jest ściśle regulowane i zarezerwowane wyłącznie dla określonych podmiotów, takich jak: Organy władzy państwowej, Samorządy, Sądy, Policja,
Straż Pożarna.
Nielegalne używanie pieczątki z godłem może skutkować odpowiedzialnością karną lub administracyjną.